Vapaaehtoisille

Pikkujoulukilpailut 25.11.2023 TALKOOTEHTÄVIEN KUVAUKSET


Kilpailu on yksipäiväinen. Kilpailuja edeltävänä iltana, perjantaina 24.11. rakennetaan tuomarikoroke, kisatoimisto, kiss & cry sekä myyntipaikat. 

Talkootehtävissä ei tarvita aikaisempaa kokemusta tehtävästä. Jokaiseen tehtävään saa opastuksen paikan päällä.

Lisätietoja tehtävistä saatte alta tehtäväkuvauksista tai kilpailun tapahtumavastaavalta (yhteystiedot ohessa).

 

Kilpailun johto 

Kilpailunjohtaja = vastuu kilpailusta (jää) 

Eveliina Nylund

Tapahtumavastaava = vastuu tapahtumasta (halli) 

Minna Liimatainen

Kilpailutoimisto 

Jäähallilla sijaitsevan kilpailutoimiston työ alkaa perjantaina ennen ensimmäisen joukkueen saapumista ja jatkuu iltaan saakka, kunnes tapahtuma on ohi ja kilpailijat ovat poistuneet hallilta.

  • Toimisto ottaa vastaan kilpailevat joukkueet sekä joukkueen toimihenkilöt ja merkitsee heidät saapuneeksi. Joukkueen toimihenkilöille (valmentajat, huoltajat, valokuvaaja, muu) annetaan kilpailupassi ja kaulanauha.
  • Kilpailutoimisto vastaanottaa myös talkoolaiset, merkitsee heistä jokaisen saapuneeksi, antaa talkoolais-kaulanauhan ja kahvilipun. Talkoolaiset ohjataan kohti omaa työtehtävää, jossa saavat tarkemman opastuksen tehtäväänsä.
  • Kilpailutoimistossa valmistellaan mitalit palkintojenjakoa varten, sekä hoidetaan palkintokassien merkitseminen eteiseen
  • Kilpailunjohtaja ja tapahtumavastaava sijoittuvat myös kilpailutoimistoon.

Kuuluttaja 

  • Kuulutusohjeet antaa kilpailunjohtaja
  • Kilpailun ylituomari antaa ohjeet erikoistilanteiden varalta 
  • Kuuluttaja esittelee tuomariston ennen kilpailusarjan alkua, järjestyksessä: ylituomari, tuomarit, ylituomarin avustaja jään laidalla, kontrolleri, spesialistit ja lopuksi dataoperaattori ja videoeditoija 
  • Kuuluttaja on yhteydessä ylituomariin ja kilpailunjohtajaan radiopuhelimen välityksellä
  • Kuuluttaja ja musiikinsoittaja sopivat työnjaosta jumbotronille heijastettavien joukkuekuvien osalta

Musiikinsoittaja

  • Tehtävänä kilpailu- ja taukomusiikkien soittaminen
  • Kilpailun ylituomari antaa ohjeet erikoistilanteiden varalta 
  • Kuuluttaja ja musiikinsoittaja sopivat työnjaosta jumbotronille heijastettavien joukkuekuvien osalta

 

Porttivahti 

  • Porttivahti sijoittuu ensisijaisesti menoportille ja henkilöstötilanteen salliessa myös poistumisportille
  • Porttivahdilla on aikataulu käytössään (paperiversion saa kilpailutoimistosta) 
  • Kilpailujen aikana: 
    • Ylituomarin avustaja jään laidalla antaa ohjeet, koska seuraavan joukkueen voi päästää verryttelyyn. 
    • Jäälle menoportin edusta pidetään puhtaana hiekasta ja muusta roskasta.

 

Koppiemo

  • Valvoo, että joukkueet lähtevät kilpailusuoritukseen ajallaan 
  • Valvoo, että joukkue lähtee suorituksensa jälkeen ajoissa pois kopista
  • Toimittaa joukkueen lahjakassin eteisestä koppiin suorituksen aikana
  • Huolehtii, että koppi jää siistiksi seuraavalle joukkueelle 
  • Kerää mahdolliset löytötavarat talteen 

 

Jäänkunnostus 

  • Jäänpaikkausryhmä, 4-6 henkilöä, osa vapaavuorossa olevia luistelijoita:
  • Ennen jäädytystä jää tarkastetaan ja ripeästi kerätään esim. pudonneet paljetit tms ja paikataan kolot irtolumella. Ämpäreitä ja lapioita käytettävissä paikkausta varten.
  • Ryhmä sopii keskenään kuka tarkastaa minkäkin osan jäästä. Jos esim. 4 henkilöä, niin kenttä jaetaan neljään osaan ja jokainen tarkastaa ja paikkaa oman alueensa.
  • Jäänpaikkausryhmästä 2-3 aina suoritusten ajan valmiudessa, jos jäällä tulee jokin poikkeustilanne (esim.loukkaantuminen ja tarvitaan paareja). EA-tilanteessa EA-henkilö (lääkäri/ sh) antaa toimintaohjeet.

 

Paljettitytöt 

  • Sijoittuminen menoportin lähellä. Varaa huopia lämmikkeeksi (saa kilpailutoimistosta). 
  • Paljettitytöt keräävät jäälle pudonneet paljetit tms. joukkueen puvuista tai hiuksista irronneet roskat ennen jään ajoa.
  • Myös kilpailun aikana jäälle pudonneet roskat ym. haetaan pois, tämän voi hoitaa ylituomarin tai ylituomarin avustajan merkistä myös joukkueen nimetty varaluistelija. Tuomari ohjeistaa toiminnan tilanteessa.

 

Tuomarihuolto  

  • Sijoittuminen tuomarikorokkeen/pöydän läheisyydessä tai radiopuhelinyhteyden päässä. Ylituomarin avustajan paikka on portilla, josta joukkue menee jäälle 
  • Jakaa arviointilomakkeet, toimistotarvikkeet ja sekuntikelloja 2-3 kpl tuomareille
  • Huolehtii tarjoilujen riittävyydestä tuomareiden taukotilassa (VIP-tila kahvila Ice Cafen vieressä). Kilpailun jälkeen tarjoilut pidetään esillä, kunnes arvioijat ovat lähteneet.  

  

Ajanotto

  • Sijoittuminen tuomaripöydän läheisyydessä
  • Ylituomari opastaa mistä ajanottaminen alkaa/päättyy 
  • Suosituksena, että sama henkilö kellottaa koko sarjan
  • Tarvikkeina 2 kpl sekuntikelloja + 1 varakello (saa kilpailutoimistosta)

 

Videokuvaaja ISU sarjat 

  • Sijoittuminen ylätasanteelle. Paikka sovitaan tarkemmin kilpailun kontrollerin tai spesialistin kanssa. 
  • Kuvaa kilpailun tekniselle paneelille kilpailijoiden suoritukset siten, että joukkue näkyy kuvassa mahdollisimman kokonaan ja siten että liikkuvaa kuvaa on vaivaton seurata 
  • Ohjeistus varmistetaan kontrollerilta tai spesialistilta 
  • Suosituksena, että sama henkilö kuvaa koko sarjan

 

Rakentaminen 

  • Rakennetaan sovittuna ajankohtana tuomaripöydät ja tuolit, myyntialue (pöydät), toteutetaan muut mahdolliset rakennelmat, esim. Kiss&Cry alue, sekä lämmittelyalueen raivaus kalusteista ja ko. alueiden merkitseminen
  • Ennen laitteiden asennusta tuomariaitio(t) oltava valmiina (koroke, pöydät, tuolit): 
    • tuomarikoroke siten, että näkevät vaivattomasti tuomaripäätteen yli jäälle 
    • jokaiselle tuomarille oma pöytä ja tuoli ja huopa lämmikkeeksi
    • teknisten koroke katsomoon tai vähintään vaihtoaition penkin päälle/korkeudelle 

 

Lipunmyynti (keltainen huomioliivi)

  • Lipunmyynti on avoinna 25.11. klo 8.30-20. 
  • tarvitaan: pääsylippuja, maksupääte, vaihtorahat, kassalipas, toimistotarvikkeet
  • Lipunmyynnissä käytetään izettle- korttilaitetta, myyjällä oltava älypuhelin (hox. laturi!), izettle sovellus etukäteen ladattuna
  • käyttäjätunnukset ja salasanan saa tapahtumavastaavalta 
  • Käytössä myös Mobilepay. Jonottavia katsojia informoidaan ostamaan lippu mobilepaylla jo jonottaessa, jolloin sisäänpääsy sujuvoituu (kassalla näytetään kuitti ostoksesta)
  • Ojennetaan katsojille pääsylippu

 

Lippujen tarkastus (keltainen huomioliivi)

  • Tarkistetaan, että asiakkaalla on sisäänpääsyyn oikeuttava pääsylippu
  • Lippujen tarkastuksen läheisyydessä toimii myös järjestyksenvalvoja 

 

Ensiapuohje kutsukilpailut (punaiset medical-liivit/takit )

  • Ennen kilpailun alkua sovitaan ylituomarin kanssa miten toimitaan loukkaantumis-/poikkeustilanteessa 
  • Sijoittuminen kilpailujen aikana vaihtopenkillä, niin että näkö- ja kulkuyhteys jäälle on hyvä 
  • Tarvittavat välineet 
    • Ensiapulaukku/tarvikkeet 
    • Huopia 
    • Jääpusseja 
    • Ensiapuohjeet ja lääkäriasemien puhelinnumerot  
  • Täytä jääpusseja lumella, listaa ea laukusta käytetyt tarvikkeet ja ilmoita tapahtumavastaavalle (seura maksaa ea tarvikkeet joukkueelle, joka lainaa laukun kisaan)

 

Järjestyksenvalvojat ja liikenteenohjaus 

  • Järjestyksenvalvojat informoidaan käytössä olevista kulkuluvista, pääsylipuista ja kutsuvieraista.
  • Kulunvalvontaa suoritetaan hallin niillä ovilla ja paikoissa, joista rajoitettu kulkuoikeus (pukuhuonetilat etc.) ja pyritään rauhoittamaan tuomariston läheisyydessä liikkumista.
  • Järjestyksenvalvonta kaikkialla hallissa ja osin myös ulkoalueella. Poliisi määrittelee lupaa myöntäessään kulloinkin tarvittavan järjestyksenvalvojien määrän.
  • Liikenteenohjausta toteuttavat talkoolaiset (keltaiset huomioliivit) 

Seuratuotemyynti 

  • Seuran omien oheistuotteiden myynti 
  • Sijoittuminen sisääntuloaulaan
  • EVT toimisto/ hallitus huolehtii myytävät seuratuotteet paikalle
  • Seuratuotemyynnin yhteydessä myös joulukorien arvonta (1 arpa 5e, 3 arpaa 10e. Arpalipukkeeseen nimi + puhelinnumero)
    • Maksuvälineinä käteinen, Mobilepay ja izettle-maksupääte
    • Tarvitaan arpalaput, toimistotarvikkeet, vaihtokassa käteiselle

Somevastaava

  • Sometiimin /-hlön tehtävänä on tuottaa teksti-, kuva- ja videosisältöjä erityisesti Instagramiin ja Facebook-sivuille tapahtuman aikana.